Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung von mendway, soweit nicht im Angebot, in einer Bestellung oder in einer individuell geschlossenen Vereinbarung abweichende Regelungen getroffen werden. Anbieter ist ad fontes Holding GmbH.
1. Geltungsbereich
mendway richtet sich an Unternehmer, Unternehmen und sonstige Organisationen. Die Plattform dient dazu, Compliance-, Produkt-, Lieferanten- und Geschäftspartnernachweise anzufordern, einzureichen, zu dokumentieren, zu exportieren und wiedervorzulegen. Für Verbraucher ist die Plattform nicht bestimmt.
2. Leistung von mendway
mendway stellt eine Softwareplattform bereit, über die Kunden Nachweisanfragen erstellen, an Geschäftspartner versenden und die Rückläufe revisionsorientiert dokumentieren können. Lieferanten oder andere Geschäftspartner erhalten einen auf die jeweilige Anfrage beschränkten Link und benötigen kein eigenes Konto.
Die Plattform organisiert und dokumentiert den Nachweisprozess. Sie ersetzt keine fachliche, steuerliche, technische oder rechtliche Prüfung der eingereichten Inhalte. Kunden bleiben dafür verantwortlich, ob eine Anfrage rechtmäßig ist und ob ein erhaltenes Dokument für ihren Zweck ausreicht.
3. Vertragsschluss und Preise
Verträge kommen durch Annahme eines Angebots, Bestellung, individuelle Vereinbarung, Aktivierung im Onboarding oder vergleichbare Bestätigung zustande. Preise, Laufzeiten, Kontingente und besondere Leistungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder der Bestellung. Im Concierge-Modus können Einrichtung, Datenübernahme und operative Unterstützung individuell vereinbart werden.
4. Kundenpflichten
Kunden müssen ihre Organisation und Absenderangaben zutreffend angeben, Zugangsdaten und Magic-Links schützen, berechtigte Nutzer verwalten und sicherstellen, dass Anfragen nur an geeignete Empfänger und mit tragfähiger Rechtsgrundlage versendet werden. Inhalte, Vorlagen, Empfängerlisten und hochgeladene Dokumente dürfen keine rechtswidrigen Inhalte enthalten und nur im erforderlichen Umfang personenbezogene Daten enthalten.
5. Verfügbarkeit und Änderungen
Die Pflicht von mendway, dem Kunden die Plattform während der Vertragslaufzeit in vertragsgemäßem Zustand zur Nutzung zur Verfügung zu stellen, bleibt unberührt. Wartung, Sicherheitsupdates, technische Störungen oder Maßnahmen zum Schutz der Plattform können die Verfügbarkeit vorübergehend einschränken; planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und nach Möglichkeit vorab angekündigt. Funktionen, Vorlagen und Abläufe können weiterentwickelt werden, solange der vertraglich vereinbarte Kern der Leistung erhalten bleibt.
6. Datenschutz und AVV
Soweit mendway personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die von ihm veranlassten Nachweisanfragen und die dazugehörigen Rechtsgrundlagen.
7. Laufzeit und Kündigung
Laufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder der Bestellung. Fehlt eine abweichende Vereinbarung, kann ein laufender Zugang mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
8. Anbieterwechsel und Datenexport (Art. 23 ff. Data Act)
mendway ist ein Datenverarbeitungsdienst im Sinne der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Der Kunde kann jederzeit zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene IKT-Infrastruktur wechseln oder mehrere Anbieter parallel nutzen. Für die Einleitung des Wechsels gilt eine Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten (Art. 25 Abs. 2 lit. d Data Act); sie läuft ab Zugang der Wechselerklärung in Textform an mendway.
Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt ein Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen, in dem mendway den Wechsel angemessen unterstützt, die Geschäftskontinuität im vertraglichen Rahmen aufrechterhält und ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet. Ist die Übertragung innerhalb dieser Frist technisch nicht durchführbar, teilt mendway dies binnen 14 Arbeitstagen ab der Wechselerklärung unter Begründung mit und nennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten; der Kunde kann den Übergangszeitraum einmalig um einen von ihm gewählten Zeitraum verlängern. Mit erfolgreichem Abschluss des Wechsels gilt der Vertrag als beendet; erklärt der Kunde, dass er nur die Löschung seiner Daten wünscht, gilt der Vertrag mit Ablauf der Ankündigungsfrist als beendet (Art. 25 Abs. 2 lit. c Data Act).
Exportierbar sind — als abschließende Aufstellung im Sinne von Art. 25 Abs. 2 lit. e Data Act — die folgenden Kategorien: Organisations- und Nutzerstammdaten, Lieferanten-, Produkt- und Verpackungsstammdaten, Nachweisanfragen samt Antworten und Formularinhalten, hochgeladene Dokumente und der wiederverwendbare Nachweisbestand, Audit-Trail-Ereignisse, Kampagnen- und Vorlagen-Einstellungen sowie alle übrigen vom Kunden in seinem Konto eingebrachten Inhaltsdaten. Der Export erfolgt in strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Formaten (insbesondere CSV; Dokumente in ihrem Originalformat, gebündelt als ZIP) über die Exportfunktionen der Plattform; Kategorien, die die Exportfunktionen noch nicht abdecken, stellt mendway auf Anfrage innerhalb der genannten Fristen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format bereit. Vom Export ausgenommen sind ausschließlich Betriebsgeheimnisse der Plattform (Quellcode, interne Konfiguration und Systembetriebsdaten); der Wechsel wird dadurch nicht verzögert.
Nach dem Ende des Übergangszeitraums hält mendway die exportierbaren Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereit (Art. 25 Abs. 2 lit. g Data Act). Nach Ablauf der Abruffrist und erfolgreichem Abschluss des Wechsels werden alle exportierbaren Daten des Kunden vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für den Wechsel und den Datenexport erhebt mendway keine Wechselentgelte. Die nach Art. 28 Data Act bereitzustellenden Angaben zu Gerichtsbarkeit und Schutz vor drittstaatlichem Behördenzugriff sind im Trust-Center veröffentlicht und Bestandteil dieses Vertrags.
9. Haftung
mendway haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet mendway nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und der Höhe nach begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für fachliche oder rechtliche Entscheidungen des Kunden auf Grundlage eingereichter Nachweise ist ausgeschlossen, soweit mendway diese Entscheidungen nicht selbst zu vertreten hat.
10. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist, soweit zulässig, der Sitz von ad fontes Holding GmbH. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.