Sie haben über mendway eine Anfrage erhalten, einen Nachweis bereitzustellen. Dieser Hinweis informiert Sie nach Art. 13/14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit diesem Lieferanten-Link.
1. Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich für die Verarbeitung ist das Unternehmen, das Sie um den Nachweis gebeten hat (der Anforderer). Es ist in der Anfrage-E-Mail und im Formular namentlich genannt. mendway handelt dabei ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag dieses Unternehmens.
Betreiber der Plattform ist ad fontes Holding GmbH, Brentanostr. 6/6, 72770 Reutlingen, Deutschland. Kontakt: info@adfontes-holding.com.
2. Welche Daten werden verarbeitet?
Verarbeitet werden die in der Anfrage erbetenen Angaben, etwa Firmen-, Ansprechpartner-, Produkt-, Verpackungs-, Compliance- und Konformitätsangaben, hochgeladene Dokumente, Signaturangaben (Name, Rolle, Zeitpunkt), technische Begleitdaten wie IP-Adresse und User-Agent sowie Auditdaten zur Zustellung, Öffnung, Einreichung und Dokumentation der Anfrage.
Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Rolle) wurden uns dabei von dem anfragenden Unternehmen bereitgestellt, das Sie als Ansprechpartner benannt hat — bei einer Weiterleitung der Anfrage in der Lieferkette von dem Unternehmen, das die Anfrage an Sie weitergeleitet hat (Quelle im Sinne von Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO); alle weiteren Angaben stammen aus Ihrer eigenen Eingabe im Formular.
Die Bereitstellung Ihrer Angaben über diese Plattform ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; für einzelne Nachweisinhalte können jedoch eigenständige gesetzliche Auskunfts- oder Informationspflichten gegenüber Ihren Abnehmern bestehen (etwa produktrechtliche Informationspflichten). Die Bereitstellung kann zudem vertraglich vereinbart oder für die Geschäftsbeziehung mit dem Anforderer erforderlich sein. Ohne die im Formular als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder (z. B. die Signaturangaben) ist eine Einreichung über die Plattform grundsätzlich nicht möglich; bei einzelnen Datei-Nachweisen können Sie stattdessen dokumentiert begründen, warum ein Nachweis derzeit fehlt. Ob und welche Folgen eine Nichtabgabe hat, entscheidet der Anforderer.
Zur Absicherung der Plattform verarbeitet mendway zudem technische Daten (insbesondere IP-Adressen) für Zugriffsschutz, Rate-Limiting und Missbrauchsabwehr. Diese Sicherheitsverarbeitung erfolgt in eigener Verantwortung von ad fontes Holding GmbH auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Plattform).
Der Link ist auf die konkrete Anfrage beschränkt. Sie benötigen kein eigenes mendway-Konto.
3. Zweck und Rechtsgrundlagen
Zweck ist das Einholen und Bereitstellen des angefragten Nachweises für den Anforderer sowie dessen Dokumentation in einem append-only geführten Protokoll der Nachweisereignisse (Audit-Trail). Daneben bestehen nur die in diesem Hinweis beschriebenen Verarbeitungen (Plattformsicherheit nach Abschnitt 2, optionales öffentliches Nachweisprofil nach Abschnitt 4, optionaler mendway-Pass und optionales Gültigkeits-Sharing nach Abschnitt 6). Die Rechtsgrundlage bestimmt der Anforderer als Verantwortlicher. Je nach Nachweis kann sie insbesondere in Vertragserfüllung oder vorvertraglicher Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder berechtigten Interessen des Anforderers an Compliance-, Lieferketten-, Produkt- oder Geschäftspartnerdokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) liegen.
Zur Vereinfachung der Erfassung kann eine hochgeladene Datei optional durch eine automatisierte Dokumentenerkennung (KI-gestützt, Verarbeitung ausschließlich in EU-Regionen des AWS-Bedrock-EU-Inferenzprofils mit Quellregion Frankfurt, keine Nutzung zu Trainingszwecken) ausgewertet werden. Das Ergebnis sind rein formale Hinweise und Ausfüllvorschläge, die Sie vor dem Absenden prüfen und ändern können; eine inhaltliche oder rechtliche Prüfung findet dabei nicht statt.
4. Empfänger und Dienstleister
Ihre Angaben werden dem anfragenden Unternehmen bereitgestellt und in dessen Auftrag verarbeitet. Für Betrieb, Speicherung und Versand nutzt mendway folgende Dienstleister:
| Dienstleister | Zweck | Standort | AVV/DPA |
|---|---|---|---|
| Vercel, Inc. | Betrieb der Anwendung (Hosting, Ausführung der Serverfunktionen) | US-Unternehmen; Ausführung der Serverfunktionen in der EU-Region Frankfurt / EU-Standardvertragsklauseln | Data Processing Addendum verfügbar |
| Supabase, Inc. | Datenbankbetrieb, Anmeldedienst für Anforderer-Konten und privater Datei-Speicher für Nachweisdokumente | US-Unternehmen; Projektregion Frankfurt (eu-central-1) / EU-Standardvertragsklauseln | Data Processing Addendum verfügbar |
| Cloudflare, Inc. | DNS für die Domain | US-Unternehmen, globales Anycast-Netz / EU-Standardvertragsklauseln | DPA verfügbar |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Transaktionaler E-Mail-Versand | Frankreich (EU) | AVV per Nutzungsbedingungen geschlossen |
| Amazon Web Services EMEA SARL (AWS Bedrock) | KI-gestützte Dokumentenerkennung: Textextraktion und formale Vorprüfungs-Hinweise für hochgeladene Nachweisdokumente (optional; keine Nutzung zu Trainingszwecken) | EU-Regionen des AWS-Bedrock-EU-Inferenzprofils (eu-central-1, eu-north-1, eu-south-1, eu-south-2, eu-west-1, eu-west-3; Quellregion eu-central-1/Frankfurt) / EU-Standardvertragsklauseln | AWS GDPR Data Processing Addendum |
Nachweisdokumente werden privat gespeichert und nicht öffentlich bereitgestellt. Zugriffe erfolgen nur für berechtigte Nutzer des Anforderers oder über technisch beschränkte, kurzlebige Abruflinks.
Soweit ein Subprozessor einem Drittlandbezug unterliegt — insbesondere Cloudflare, Inc. (USA) für das DNS der Domain — wird die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) gestützt; Cloudflare, Inc. ist derzeit zudem unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Auch etwaige Unterauftragsverarbeiter der Dienstleister in Drittländern (z. B. für Support) sind über EU-Standardvertragsklauseln gebunden. Eine Kopie der vereinbarten Garantien stellen wir auf Anfrage über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten bereit.
Öffentliches Nachweisprofil (optional): Der Anforderer kann für Ihr Unternehmen ein öffentliches Nachweisprofil unter einer individuellen Adresse der Form mendway.de/profil/… vorschlagen, einschließlich eines einbettbaren Badge-Bildes mit denselben Angaben. Vor der Veröffentlichung senden wir ausschließlich an die hinterlegte primäre Lieferantenadresse einen geschützten Bestätigungslink. Das Profil bleibt gesperrt, bis Sie Firmenname, Kontaktidentität und Veröffentlichung ausdrücklich bestätigen. Danach werden ausschließlich der bestätigte Firmenname sowie Metadaten angenommener Nachweise angezeigt (Bezeichnung des Nachweises, Annahmedatum, ggf. Gültig-bis-Datum) — niemals Dokumente oder Formularinhalte. Mit einem separaten geschützten Link aus derselben E-Mail können Sie die Veröffentlichung jederzeit sofort widerrufen; zusätzlich bleiben Widerspruch (Art. 21 DSGVO) und Kontaktwege aus Abschnitt 1 unberührt. Nach der Deaktivierung ist das Profil nicht mehr abrufbar; Kopien in Suchmaschinen-Caches können zeitweise nachwirken.
5. Speicherdauer und keine Eigennutzung
Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck der Anfrage, den vertraglichen Einstellungen und den Aufbewahrungs- bzw. Nachweispflichten des Anforderers. Nach Ende der Beauftragung löscht oder gibt mendway Daten nach Weisung des Anforderers zurück, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
mendway nutzt Ihre Daten nicht für eigene Werbung, nicht für Verkauf an Dritte und nicht zum Training von KI-Modellen. Es findet keine inhaltliche rechtliche Prüfung oder Zertifizierung Ihrer Angaben durch mendway statt; die Plattform organisiert und dokumentiert die Einreichung.
6. mendway-Pass und Gültigkeits-Sharing (optional, nur mit Ihrer Einwilligung)
Nach einer Abgabe können Sie Ihren Nachweis freiwillig in Ihrem mendway-Pass speichern — einem leichtgewichtigen, kontolosen Profil zu Ihrer E-Mail-Adresse. Zweck ist ausschließlich Ihre eigene Wiederverwendung: Fragt ein anderes Unternehmen über mendway denselben Nachweis an, können Sie Ihre gespeicherten Angaben und Dokumente mit einem Klick in das neue Formular übernehmen. Übermittelt wird ein gespeicherter Nachweis erst, wenn Sie ihn selbst übernehmen und verbindlich absenden.
Für die Pass-Daten ist — anders als bei der Nachweis-Anfrage selbst — ad fontes Holding GmbH Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Klick auf „im mendway-Pass speichern“ erteilen. Gespeichert werden Ihre Formularangaben, Kopien der hochgeladenen Dokumente sowie Zeitpunkt und Herkunft der Speicherung. Die Pass-Daten bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen bzw. Ihre Einwilligung widerrufen. Nutzen Sie den Pass über einen längeren Zeitraum nicht, erinnern wir Sie vorab per E-Mail und bitten um eine Bestätigung, dass Ihre Nachweise weiter vorgehalten werden sollen; bestätigen können Sie mit einem Klick in der Pass-Verwaltung, die Sie über den Link in der Erinnerung öffnen. Bleibt die Bestätigung aus und nutzen Sie den Pass auch sonst nicht, löschen wir die Pass-Daten nach Ablauf der in der Erinnerung genannten Frist automatisch. Ohne eine zuvor tatsächlich versandte Erinnerung erfolgt keine Löschung wegen Inaktivität. Einzelne Nachweise können Sie in der Pass-Verwaltung einsehen, herunterladen und entfernen. Sie können einzelne Nachweise oder den gesamten Pass jederzeit über die Pass-Verwaltung löschen und damit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; den Zugangslink dazu fordern Sie unter mendway.de/pass an. Ohne Opt-in entsteht kein Pass; der Nachweis-Flow funktioniert unverändert ohne ihn.
Gültigkeits-Sharing (optional): Beim Einreichen bestimmter Zertifikate können Sie zusätzlich und gesondert einwilligen, dass eine spätere Erneuerung desselben Zertifikats automatisch an alle Unternehmen weitergegeben wird, die diesen Nachweis über mendway von Ihnen erhalten haben. Läuft ein geteiltes Zertifikat ab, erhalten Sie einen Erneuerungs-Link; erst Ihre Erneuerung löst die Weitergabe aus. Auch hierfür ist ad fontes Holding GmbH Verantwortlicher; Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter mendway.de/sharing widerrufen können. Ohne dieses Opt-in wird nichts automatisch weitergegeben.
7. Ihre Rechte
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) gestützt wird — etwa auf Compliance-Interessen des Anforderers oder auf die Plattformsicherheit —, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Die Daten werden dann nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Richten Sie den Widerspruch an den Anforderer oder an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.
Ihnen stehen außerdem Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit nach Maßgabe der DSGVO zu. Da der Anforderer Verantwortlicher ist, richten Sie diese Rechte bitte an das in der Anfrage genannte Unternehmen. mendway leitet Anliegen erforderlichenfalls weiter oder unterstützt den Anforderer bei der Bearbeitung. Für Daten in Ihrem mendway-Pass, das Gültigkeits-Sharing und die Plattformsicherheit (Abschnitte 2 und 6) richten Sie Ihre Rechte direkt an ad fontes Holding GmbH (Kontakt siehe Abschnitt 1).
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.